Как правильно написать письмо-запрос

При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

Письмо-запрос представляет собой документ, в котором содержится официальное обращение одного физического/юридического лица к другому. Чаще всего в рабочей практике такие письма являются предтечей ко всей последующей работе.

Скачать образец письма-запроса (Word)

Автоматизировать отправку писем-запросов с помощью Класс365 >>

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть полный каталог бланков

Как правильно составить письмо-запрос

Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

Наиболее частые причины составления письма-запроса:

• Нужно получить информацию о товарах.
• Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
• Уточнение сроков поставки.
• Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
• Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.

План написания письма-запроса

Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

В связи с…
Ввиду несоответствия действий…
Для согласования спорных моментов…
Из-за срыва сроков поставки…

Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

Просим Вас сообщить о…
Просим погасить долг…
Прошу предоставить информацию о…
Будем Вам признательны, если…

Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

Просим ответить как можно скорее…
Настоятельно просим ответить в течение двух дней…

Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей. Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.